32 Tage getestet · August 2026
Notion Erfahrungen 2026: Ersetzen die Datenbank-Formeln eine Tabelle?
Normalerweise apportiert Biscuit Excel- und Sheets-Formeln. Diesmal wollte er wissen, ob Notions Datenbank-Formel-Engine für dieselben Aufgaben taugt.
Zusammenfassung
Notion Erfahrungen aus Tabellen-Sicht: Wir haben die Datenbank-Formel-Engine (80+ Funktionen) 32 Tage lang gegen echte Excel- und Sheets-Workflows getestet. Notion ist wirklich gut darin, Notizen, Aufgaben und leichte Datenbanken zu verbinden, und seine Formelsprache deckt mehr ab, als die meisten erwarten. Aber ab ein paar hundert Zeilen wird es langsam, ein echtes VLOOKUP-Äquivalent fehlt, und KI-Funktionen sind dem Business-Tarif für $20/Monat vorbehalten. Fazit: 7.1/10 für Wissensarbeitende, die einen Arbeitsbereich wollen, keinen Tabellen-Ersatz.
Notion ist ein vernetzter Arbeitsbereich (Docs, Wikis, Aufgaben, Datenbanken), der nebenbei eine echte Formelsprache mitbringt: 80+ Funktionen für Text, Zahlen, Datum und Logik. Nach 32 Tagen, in denen wir dieselben Tracker gebaut haben, die wir sonst in Sheets bauen würden, lautet unser Urteil: 7.1/10. Für kleine bis mittlere Datenbanken (unter ein paar hundert Zeilen) ist Notion wirklich leistungsfähig und hält Notizen und Daten an einem Ort zusammen. Ein Tabellen-Ersatz für alles Datenlastige ist es nicht: kein natives VLOOKUP, und die Performance sinkt spürbar, sobald eine Datenbank ein paar hundert Zeilen überschreitet.
- Formula power
- 6/10
- Ease of use
- 7/10
- Performance at scale
- 5/10
- Pricing
- 7/10
- Collaboration
- 9/10
- 80+ integrierte Formelfunktionen decken die meisten alltäglichen Berechnungen ab, ohne die Datenbank zu verlassen
- Relationen + Rollups ermöglichen einen einfachen tabellenübergreifenden Abgleich ganz ohne VLOOKUP-Syntax
- Ein Arbeitsbereich für Notizen, Aufgaben und Daten bedeutet weniger App-Wechsel als bei einem Excel + Slack + Trello-Stack
- Kein natives VLOOKUP oder INDEX-VERGLEICH: datenbankübergreifende Abgleiche brauchen Relationen + Rollups, das sind 5-10 Einrichtungsschritte für das, was in Sheets eine einzige Formel erledigt
- Datenbanken werden ab ein paar hundert Zeilen spürbar langsamer, weit unter der Zeilenobergrenze eines Tabellenprogramms
- KI-Funktionen (inklusive KI-gestütztem Formel-Schreiben) sind dem Business-Plan für $20/Mitglied/Monat vorbehalten, nicht im Plus-Tarif enthalten
Kostenloser Plan verfügbar, keine Kreditkarte nötig
So haben wir getestet
- Tested for
- 32 days
- Plan paid
- Plus-Plan ($10/Mitglied/Monat), mit einem praktischen Blick auf die KI-Funktionen der Business-Stufe
- Version tested
- Notion Web- und Desktop-App, Build von August 2026
- Prompts run
- 24
- Test period
- 2026-07-16 → 2026-08-16
Wir haben drei Datenbanken gebaut, die wir sonst in Google Sheets angelegt hätten: einen Projekt-Tracker (42 Zeilen), ein Ausgabenprotokoll (180 Zeilen) und einen Stresstest-Import mit rund 600 Zeilen aus einer Dummy-CSV. Für jede haben wir 24 Formeln geschrieben, die die Kategorien aus Notions eigener Formel-Dokumentation abdecken (Text, Zahl, Datum/Uhrzeit, Liste, Logik), und gemessen, wie sich jede Datenbank bei jeder Zeilenzahl beim Scrollen und Filtern anfühlt. Außerdem haben wir Notions KI-Formel-Assistenten an 8 dieser 24 Formeln getestet, um zu sehen, wie oft er auf Anhieb eine funktionierende Formel liefert, und einen Preisvergleich Plus gegen Business für ein 5-köpfiges Team über 12 Monate erstellt. Die Screenshots in diesem Test stammen aus unserem eigenen Arbeitsbereich sowie von Notions offiziellen Preis- und Hilfeseiten, nicht aus Stockfotos.
Sollten Sie Notion statt einer Tabelle nutzen?
YES if you...
- Sie wollen einen Ort für Notizen, Dokumente und leichte Daten, statt zwischen Sheets, einem Wiki und einem Aufgaben-Tool zu jonglieren
- Ihre Datenbanken bleiben unter ein paar hundert Zeilen (Projekt-Tracker, Redaktionskalender, kleine CRMs)
- Ihr Team arbeitet bei Dokumenten bereits in Notion zusammen, und Sie wollen keine separate Tabelle pflegen
- Ihnen sind Beziehungen zwischen Datensätzen wichtiger als reine Rechenleistung
NO if you...
- Sie arbeiten regelmäßig mit Datensätzen über ein paar hundert Zeilen (dort wird Notion spürbar langsamer)
- Sie brauchen Pivot-Tabellen, Array-Formeln oder aufwendige Finanzmodelle: das ist weiterhin Excel/Sheets-Terrain
- Sie brauchen VLOOKUP-artige tabellenübergreifende Abgleiche, ohne vorher Relationen und Rollups einzurichten
- Ihr Budget liegt bei $0, aber Sie brauchen KI-Formelhilfe: dafür ist der Business-Tarif für $20/Monat nötig
Notion Preise (2026)
Pro Mitglied, pro Monat. Bei jährlicher Abrechnung sinkt der Preis, wir geben hier die monatlichen Preise an.
Free
Einzelpersonen, private Projekte
- Unbegrenzte Seiten und Blöcke
- Einfache Datenbanken
- KI zum Testen
- Notion Calendar
Plus
Kleine Teams und Profis
- Alles aus Free
- Individuelle Formulare und Websites
- Unbegrenzte Datei-Uploads
- Unbegrenzte Diagramme
- Einfache Verknüpfungen
Business
Wachsende Teams, die KI fest eingebaut wollen
- Alles aus Plus
- Notion Agent + KI-Meeting-Notizen
- Enterprise Search (Beta)
- SAML SSO
- Granulare Datenbank-Berechtigungen
Enterprise
Große Unternehmen, hohe Sicherheitsanforderungen
- Alles aus Business
- Keine Datenspeicherung bei LLM-Anbietern
- SCIM-Provisioning
- Audit-Log
- Dedizierter Customer Success Manager
ROI-Rechnung: Ein 5-köpfiges Team zahlt auf Plus $50/Monat ($600/Jahr) mehr als beim Free-Plan. Mit KI (Business) springt das auf $100/Monat ($1,200/Jahr), gegenüber rund $144/Nutzer/Jahr bei Google Workspace Business Standard. Der eigentliche Kostentreiber ist der KI-Aufpreis, nicht der Basis-Arbeitsbereich.
Versteckte Kosten & Fallstricke
- Custom Agents laufen über ein separates Credit-System ($10 pro 1,000 Credits), zusätzlich zu Business
- KI-Formelhilfe ist dem Business-Tarif vorbehalten ($20/Monat), Plus-Nutzer schreiben Formeln manuell
- Gäste über das Limit des kostenlosen Tarifs hinaus können einen Arbeitsbereich unbemerkt in einen bezahlten Platz drängen, eine Beschwerde, die in echten Nutzerbewertungen unten wiederholt auftaucht
Was wir gemessen haben
Eigene Messwerte aus unserem 3-Datenbanken-Test, keine Marketingzahlen des Anbieters.
- Verfügbare Formelfunktionen
- 80+ across 9 categories Direkt aus Notions offizieller Formel-Syntax-Dokumentation gezählt
- Erfolgsquote KI-gestützter Formeln
- 5/8 worked on first try 8 Formeln bei Notion AI angefragt, 3 mussten manuell korrigiert werden
- Zeilenzahl bis zu spürbaren Verzögerungen
- ~200-300 rows Beim Scrollen und Filtern unserer 600-Zeilen-Stresstest-Datenbank zeigten sich ab diesem Bereich spürbare Verzögerungen, unsere Datenbanken mit 42 und 180 Zeilen blieben flüssig
- G2-Bewertung
- 4.6 /5 (13,700+ reviews) Quelle: G2s Live-Produktseite zu Notion, August 2026
- Günstigster bezahlter Platz inklusive KI
- $20 /member/month (Business) Quelle: notion.com/pricing, August 2026
Baue eine Rollup-Formel, die das Betragsfeld einer verknüpften 'Expenses'-Datenbank summiert, gefiltert auf den aktuellen Monat, ohne Hilfsspalte.
Notion AI gefragt: 'Schreibe eine Formel, die Zeilen markiert, die mehr als 7 Tage überfällig sind'
Die ehrliche Liste
Pros
- 80+ Formelfunktionen sind eine echte, nutzbare Formelsprache Text-, Zahlen-, Datums-, Listen- und Logikfunktionen decken das meiste ab, was man im Arbeitsalltag braucht. Excels statistische Funktionsbibliothek ersetzt das nicht, aber es ist weit mehr als ein 'einfacher Taschenrechner'.
- Relationen und Rollups ersetzen manche VLOOKUP-Anwendungsfälle wirklich Einmal eingerichtet, aktualisiert sich ein Relation-Rollup-Paar live, sobald sich die Quelldaten ändern, was ein statisches VLOOKUP-Copy-Paste nicht tut. Der Preis dafür ist der Einrichtungsaufwand.
- Ein Arbeitsbereich schlägt App-Wechsel für kleine bis mittlere Teams Dokumente, Aufgaben-Boards und eine Datenbank, die mit beiden kommuniziert, leben am selben Ort. Teams, die bereits Dokumente in Notion schreiben, kostet eine leichte Datenbank fast nichts extra.
Cons
- Kein natives VLOOKUP oder INDEX-VERGLEICH-Äquivalent Datenbankübergreifende Abgleiche erfordern eine Relations-Eigenschaft und ein Rollup, typischerweise 5-10 Klicks und Einrichtungsschritte, für etwas, das eine einzige VLOOKUP- oder XLOOKUP-Formel in Excel oder Sheets in einer Zeile erledigt.
- Die Performance sinkt spürbar ab ein paar hundert Zeilen Unsere 600-Zeilen-Stresstest-Datenbank zeigte beim Scrollen und Filtern spürbare Verzögerungen, weit innerhalb dessen, was ein modernes Tabellenprogramm sofort bewältigt. Capterra- und TrustRadius-Bewertende berichten unabhängig von derselben Schwelle.
- KI-Funktionen, inklusive KI-Formelhilfe, erfordern den Business-Tarif für $20/Monat Der Plus-Plan, auf dem wir den Großteil dieses Tests durchgeführt haben, enthält kein Notion AI. Ein 5-köpfiges Team, das KI-Unterstützung will, zahlt $1,200/Jahr statt der $600/Jahr, die Plus allein kostet.
- Abrechnungsbeschwerden sind ein reales, wiederkehrendes Thema in öffentlichen Bewertungen Notions Trustpilot-Seite liegt bei 2.3/5 (bewertet als "Poor"), größtenteils wegen Beschwerden zu automatischer Verlängerung und Rückerstattungsrichtlinien, nicht zum Kernprodukt: gut zu wissen, bevor Sie für einen Jahresplan Ihre Karte hinterlegen.
Unser Fazit
Notion verdient sich seinen Ruf als wirklich fähiger All-in-One-Arbeitsbereich, und die Datenbank-Formel-Engine ist eine angenehme Überraschung, falls Sie ein Spielzeug erwartet haben. 80+ Funktionen, live aktualisierte Relationen und eine Formelsyntax, die ab dem ersten verschachtelten IF lesbar wird, das ist echtes Werkzeug, kein Marketing-Stichpunkt.
Aber Notion ist keine Tabelle und versucht das ab einer gewissen Größe auch gar nicht erst zu sein. Sobald eine Datenbank ein paar hundert Zeilen überschreitet, sind die Verzögerungen real, nicht anekdotisch, wir haben sie selbst gemessen, und jede unabhängige Bewertungsplattform, die wir geprüft haben (Capterra, TrustRadius), meldet dieselbe Grenze unabhängig voneinander. Es gibt auch keinen VLOOKUP-artigen Ein-Zeilen-Abgleich: Relationen und Rollups führen zum Ziel, aber mit dem 5- bis 10-fachen Einrichtungsaufwand.
Empfehlenswert für: Wissensarbeitende und kleine Teams, die Notizen, Aufgaben und leichte Datenbanken in einem Arbeitsbereich wollen und dafür etwas Formel-Komfort gegen Konsolidierung eintauschen.
Nicht empfehlenswert für: Datensätze mit 500+ Zeilen, Pivot-Tabellen, Array-Formeln oder Ein-Zeilen-Abgleiche zwischen Tabellen. Dafür sind weiterhin Excel oder Google Sheets zuständig, und das ist auch gut so. Biscuit geht nirgendwohin.
- Formula power 6/10 80+ Funktionen, aber kein VLOOKUP-Äquivalent
- Ease of use 7/10 Formulas-2.0-Syntax ist lesbar, sobald man sie gelernt hat
- Performance at scale 5/10 Spürbare Verzögerungen ab ~200-300 Zeilen in unserem Test
- Pricing 7/10 Der kostenlose Tarif ist großzügig, der KI-Aufpreis ist happig
- Collaboration 9/10 Echtzeit-Bearbeitung mit mehreren Nutzern funktioniert gut
Update-Verlauf
- Erstveröffentlichung nach einem 32-tägigen Praxistest von Notions Formel-Engine, Datenbank-Performance und Preisen.
Changelog · 1
- comparison_fields_edited Comparison structure updated